Dispute Boards
Dispute Boards é um procedimento que visa a solução de controvérsias em contratos de longa duração. Essa modalidade é formada por um comitê, composto por um ou mais profissionais independentes, que acompanham de forma periódica o andamento do contrato. Desse modo, o dispute boards proporciona um gerenciamento que previne o acirramento das divergências, assim como de conflitos oriundos do desgaste natural das relações entre as partes envolvidas.
O Dispute Boards pode ser utilizado em três modalidades: o Dispute Review Board (DRB), que aconselha as partes com sugestões apenas; o Dispute Adjucation Board (DAB), no qual o comitê desempenha função decisória, impondo as soluções; e o Combined Dispute Board (CDB), que pode tanto emitir recomendações não vinculantes quanto proferir decisões vinculantes.
No procedimento de mediação virtual, todas as reuniões serão realizadas de maneira remota incluindo:
I. as reuniões prévias de que tratada no Art. 5º do Regulamento de Mediação CAMACAN LATAM;
II. as reuniões conjuntas e individuais do mediador com os participantes, previstas no Art. 11 do Regulamento de Mediação CAMACAN LATAM.
Os Participantes das reuniões de Mediação virtual devem contar com aparato técnico mínimo que permita a realização dos trabalhos sem intercorrências e de maneira satisfatória, como garantia da plena e equânime comunicação entre as partes.
Para realização das reuniões de Mediação virtual, a CAMACAN LATAM fornece a utilização de plataformas de terceiros, sujeitas aos seus respectivos termos e condições, que devem ser analisados e assentidos previamente pelos participantes.
§1º A CAMACAN LATAM não se responsabiliza pelo uso, pela segurança ou pela disponibilidade dessas plataformas.
§2º Caso a utilização de outra plataforma seja consensualmente requerida pelas partes, a CAMACAN LATAM deverá ser informada previamente e em tempo hábil para que a plataforma desejada seja analisada, aprovada e homologada.
Escolhida a plataforma virtual, a CAMACAN LATAM solicitará às Partes que informem os nomes completos dos Participantes e os endereços eletrônicos que devem receber o link de acesso, a fim de que sejam enviados os convites para a realização da reunião de Mediação virtual.
§1º É de responsabilidade dos patronos das partes informar à CAMACAN LATAM os endereços eletrônicos de todos os participantes, a fim de que lhes sejam encaminhadas as informações relativas à reunião de Mediação virtual. Também é de responsabilidade dos patronos informar antecipadamente à CAMACAN LATAM e ao Mediador sobre outros participantes e eventuais terceiros que estarão fisicamente no mesmo local que outro participante.
§2ºA CAMACAN LATAM encaminhará ao Mediador a lista das pessoas que participarão da reunião de Mediação virtual, devidamente acompanhada dos endereços eletrônicos.
No dia designado para a realização da reunião de Mediação virtual, todos os participantes devem acessar a plataforma pelo menos 30 (trinta) minutos antes do horário marcado para o início dos trabalhos, para último teste de funcionamento de equipamentos e verificação de demais questões de ordem técnica.
§1º No início da reunião, sugere-se que o Mediador, de posse da lista de participantes, confirme a presença de todos (as), e que, em sua declaração de abertura, esclareça aos participantes acerca da dinâmica da sessão virtual e estabeleça algumas regras básicas e se coloque à disposição para esclarecimentos sobre eventuais dificuldades em manejar a plataforma.
§2º os Participantes não poderão gravar as sessões de mediação por quaisquer meios, incluído áudio, vídeo ou digital;
§3º os Participantes deverão, no início de cada sessão virtual, identificar o nome de todas as pessoas que participarão da reunião, assegurando que terceiros não identificados não tenham acesso ao conteúdo da reunião (visual ou por escuta);
§4º os participantes deverão se comprometer a não acessar sessão privada da outra parte e a não utilizar documento ou prova, cujo acesso não tenha sido autorizado. Qualquer intercorrência nesse sentido deverá, em nome da boa-fé, ser avisada ao Mediador tão logo ocorra.
§5º os Participantes se comprometem a acessar a plataforma em local reservado, livre de ruídos externos e pessoas alheias à Mediação, evitando locais públicos.
§6º A qualquer momento no curso da reunião de Mediação virtual, o Mediador, por deliberação própria ou a pedido dos patronos das partes, poderá solicitar aos participantes que exibam o ambiente físico em que se encontram (rotação 360º) a fim de que se possa verificar e confirmar as pessoas presentes no local.
§7º Eventuais apresentações de slides e/ou os documentos a serem visualizados no curso da reunião de Mediação virtual devem ser exibidos pela parte interessada por meio do recurso de compartilhamento de telas disponível na plataforma.
§8º Para melhor clareza nas comunicações, cada interlocutor deve aguardar o término da fala de seu antecessor.
§9º Para as reuniões individuais, a CAMACAN LATAM, na qualidade de organizadora do evento (host), ficará responsável por dar acesso à sala individual de reunião de Mediação virtual, enviando os respectivos links àqueles que devem acessá-las. Da mesma forma, a CAMACAN LATAM promoverá a saída dos Participantes da sala individual de reunião de Mediação virtual, a seu término.
§10º Caso haja qualquer tipo de intercorrência técnica ou de outra natureza, o Mediador poderá suspender a reunião de Mediação virtual, estabelecendo de comum acordo entre os Participantes a sua retomada no mesmo dia ou em nova data.
Capítulo 1 – Das disposições gerais
O Comitê de Prevenção e Solução de Disputas da Câmara de Mediação e Arbitragem da Cannabis e Saúde Latino-Americana – CAMACAN LATAM, é constituído por especialistas para auxiliar as partes de um contrato a resolver controvérsia oriunda de sua execução.
O Comitê não é um tribunal arbitral e seu provimento final não produz os efeitos de sentença proferida em processos judiciais ou arbitrais.
A submissão de controvérsia ao Comitê, que atuará segundo as normas deste regulamento, será contratada pelas partes por escrito. Quando escolhido, este Regulamento passa a ser parte integrante do contrato e a submissão de eventual controvérsia ao Comitê será obrigatória.
Capítulo 2 – Modalidade de comitê
Há duas modalidades de Comitê:
I. Comitê de Recomendação
II. Comitê de Decisão. Na ausência de escolha expressa pelas partes o Comitê será de Decisão.
O Comitê de Recomendação emite recomendação às partes visando dirimir controvérsia que lhe foi submetida. O cumprimento da recomendação é vinculante para as partes, salvo se formalmente rejeitada.
§1º A parte que desejar rejeitar uma Recomendação deverá notificar o Comitê e as demais partes, por escrito, no prazo de 15 (quinze) dias do recebimento da Recomendação, fundamentando a rejeição (“Notificação de Rejeição”), bem como sua decisão de submeter a controvérsia à Arbitragem ou ao Judiciário, conforme o que determinar o contrato. Neste caso, o cumprimento da Recomendação ficará suspenso.
§2º A parte notificante deverá iniciar o procedimento arbitral ou judicial no prazo de 30 (trinta) dias contados da submissão da Notificação de Rejeição. Caso não o faça, cessará a suspensão prevista §1º deste artigo , tornando-se a Recomendação vinculante e de cumprimento imediato.
§3º O descumprimento de uma Recomendação vinculante acarretará os efeitos contratuais e legais pertinentes.
O Comitê de Decisão profere decisão para dirimir controvérsia que lhe foi submetida. A Decisão é vinculante e de cumprimento imediato.
§1º A Decisão pode ser impugnada pelas partes, por meio de notificação ao Comitê e às demais partes, por escrito, no prazo de 15 (quinze) dias contados do recebimento da Decisão, fundamentando a impugnação (“Notificação de Insatisfação”).
§2º Qualquer das partes poderá submeter a controvérsia à arbitragem ou ao Poder Judiciário, conforme o caso. Contudo, a Decisão permanecerá obrigatória e deverá ser cumprida até decisão contrária do tribunal arbitral ou do Poder Judiciário
§3º O descumprimento de uma Decisão acarretará os efeitos contratuais e legais pertinentes.
Há dois tipos de Comitê, permanente ou ad hoc. Na ausência de escolha expressa pelas partes o Comitê será permanente.
As partes podem a qualquer momento acordar a extinção do Comitê, desde que o façam em conjunto e de forma expressa.
§1º O requerimento para instalação do Comitê Permanente, salvo acordo específico das partes, deverá ser apresentado em até 60 (sessenta) dias após a data de celebração do contrato, independentemente da existência de controvérsia.
§2º O Comitê Permanente extinguir-se-á após resolução de todas as controvérsias a ele submetidas e finda a execução de todas as obrigações contratuais (com a ressalva de prazos de garantias, obrigações de confidencialidade e outras semelhantes).
O requerimento para instalação de Comitê ad hoc deverá ser apresentado por qualquer das partes para tratar de controvérsias específicas. O Comitê ad hoc será extinto após a emissão de seu Provimento Final e eventual resposta a pedido de esclarecimentos.
Páragrafo único. Salvo disposição contrária das partes, os Membros do Comitê ad hoc serão automaticamente reconduzidos para a solução de eventual nova controvérsia.
Capítulo 3 – Da instalação
Poderá ser membro do Comitê qualquer pessoa maior de 21 (vinte e um) anos, que seja independente e imparcial.
§1º Quando de sua indicação, o Membro do Comitê informará por escrito às partes e aos demais Membros do Comitê de quaisquer fatos ou circunstâncias que possam suscitar dúvidas justificadas quanto à sua independência e imparcialidade.
§2º Se, durante o exercício de suas funções, advierem fatos ou circunstâncias que suscitem dúvidas sobre sua independência e imparcialidade, o Membro do Comitê deverá informar imediatamente tais fatos e circunstâncias em comunicação escrita dirigida às partes e aos demais Membros do Comitê.
§3º Qualquer das partes poderá impugnar um Membro do Comitê com base em alegada falta de independência ou imparcialidade, desde que o faça, dentro de 7 (sete) dias, a partir da indicação do Membro do Comitê ou do conhecimento dos referidos fatos ou circunstâncias geradoras do impedimento ou suspeição, por meio de requerimento devidamente fundamentado, endereçado ao Presidente da CAMACAN LATAM, que decidirá definitivamente a questão.
§4º Os Membros do Comitê não poderão atuar em procedimentos judiciais, arbitrais ou similares relacionados a controvérsia submetida ao Comitê, seja na qualidade de árbitro, perito, assistente técnico, representante legal de parte ou consultor, salvo acordo em contrário das partes ou em decorrência de determinação legal.
A parte interessada em constituir um Comitê deverá notificar a CAMACAN LATAM no prazo estabelecido no artigo 8, nos casos de Comitê Permanente, ou conforme previsto no artigo 9, nos casos de Comitê ad hoc.
Na falta de acordo sobre o número de Membros do Comitê, o Comitê será constituído por 3 (três) membros.
Parágrafo único. No Comitê composto de 3 (três) membros, cada parte indicará 1 (um) Membro do Comitê no prazo de 7 (sete) dias. Estes indicarão conjuntamente o Presidente do Comitê também no prazo de 7 (sete) dias. Na hipótese de ausência de indicação de qualquer Membro do Comitê, a respectiva nomeação ficará a cargo do Presidente da CAMACAN LATAM.
O Presidente do Comitê deverá ter formação jurídica e, preferencialmente, experiência na condução de métodos autocompositivos de solução de conflitos.
Parágrafo único. Em caso de descumprimento de suas atribuições, o Presidente da CAMACAN LATAM poderá efetuar a substituição do Membro do Comitê.
Quando um Membro do Comitê for substituído, a nomeação do substituto observará as mesmas regras de sua nomeação. Quando o Comitê for composto de 3 (três) ou mais membros e 1 (um) deles for substituído, os demais permanecerão no exercício de suas funções, sendo válidos todos os atos realizados antes da substituição.
Parágrafo único. Salvo manifestação expressa em contrário das partes, audiências e a emissão de Recomendações e Decisões serão adiadas até a substituição do Membro do Comitê.
As partes, os Membros do Comitê e o representante da Secretaria da CAMACAN LATAM, em conjunto, firmarão o Termo do Comitê de Prevenção e Solução de Disputas, com o que o Comitê se considera instalado.
Parágrafo único. Caso o contrato estabeleça número diferente de Membros do Comitê ou no caso de dificuldades, de qualquer natureza, para a instalação de um Comitê, incumbirá ao Presidente da CAMACAN LATAM, a pedido de qualquer das partes e, se possível, ouvindo previamente a outra parte, decidir o quanto necessário para a sua devida instalação.
Capítulo 4 – Do funcionamento
O Comitê e as partes, quando da assinatura do Termo do Comitê de Prevenção e Solução de Disputas, definirão a forma pela qual o Comitê acompanhará a execução do contrato, incluindo fornecimento de relatórios periódicos, visitas técnicas ao local da execução, reuniões com as partes e outras formas julgadas apropriadas. Em caso de omissão, o Comitê as definirá e submeterá à apreciação das partes. Essas regras poderão ser modificadas no curso do contrato, por consenso entre as partes e concordância do Comitê, para atender a evolução de sua execução. O Comitê poderá, justificadamente, realizar visitas extraordinárias ao local da execução, solicitar documentos ou designar reuniões extraordinárias. Por recomendação do Comitê, a Secretaria da CAMACAN LATAM poderá elaborar atas das visitas ao local da execução e reuniões realizadas pelo Comitê e com as partes.
§1º A Secretaria da CAMACAN LATAM fornecerá local ou ambiente virtual de acesso comum às partes e ao Comitê (“Ambiente Virtual”).
§2º Todas as Informações e Documentos estabelecidos pelas partes e pelo Comitê serão postados pelas partes no Ambiente Virtual, nos prazos e formatos previstos no Artigo 15 deste Regulamento.
§3º No prazo mínimo de 10 (dez) dias que antecedem a cada Reunião Ordinária, ou de 48 (quarenta e oito) horas que antecederem a cada Reunião Extraordinária, as partes informarão à Secretaria do CAMACAN LATAM, por e-mail, os itens a serem incluídos na pauta e encaminharão eventuais documentos relacionados aos temas. A Secretaria da CAMACAN LATAM, imediatamente após o encerramento do prazo, redigirá a Pauta da Reunião e a postará no Ambiente Virtual, assim como os eventuais documentos recebidos, comunicando às partes e ao Comitê.
O Comitê e as partes manterão Reuniões Ordinárias, em intervalos de cerca de 60 (sessenta) dias, mediante calendário a ser definido anualmente.
§1º As partes informarão o Comitê sobre todos os assuntos em andamento na execução do contrato e lhe submeterão todos os temas objeto de dissenso que tenham sido incluídos na Pauta.
§2º O Comitê auxiliará as partes para que encontrem solução para cada tema em debate.
§3º Os temas resolvidos durante a Reunião serão registrados em Ata.
§4º As partes poderão suspender a discussão de itens da Pauta, caso entendam ser possível solucioná-los amigavelmente após a Reunião, fazendo-se constar da Ata essa suspensão. Na Reunião seguinte, as partes informarão o Comitê sobre a resolução ou o andamento do tema, cuja discussão foi suspensa.
Caso as partes não resolvam o impasse durante a Reunião nem suspendam a sua discussão, o Comitê designará prazo para a parte Requerente apresentar sua Submissão de Disputa e eventuais documentos, bem como concederá prazo à parte Requerida para apresentar Resposta e eventuais documentos.
Para a formação de seu livre convencimento, o Comitê poderá, a seu critério ou a requerimento das partes, solicitar documentos complementares, realizar diligências e determinar a realização de prova técnica, oitiva de representantes das partes e/ou testemunhas e demais providências que entenda cabíveis.
Se, no período entre duas Reuniões Ordinárias, surgir impasse cuja solução, no entendimento de qualquer das partes, não possa aguardar a próxima Reunião Ordinária, a parte interessada poderá solicitar ao Comitê, mediante mensagem eletrônica com cópia à outra parte e à Secretaria da CAMACAN LATAM, a realização de Reunião Extraordinária em prazo não excedente a 10 (dez) dias contados da solicitação.
Parágrafo único. A preparação, realização e andamento da Reunião Extraordinária observará os trâmites das Reuniões Ordinárias (artigos 17 a 19 deste Regulamento).
Em caso de Comitê ad hoc, observar-se-ão as regras aplicáveis à Reunião Extraordinária, iniciando-se tão logo concluído o procedimento de sua instalação.
Capítulo 5 – Dos provimentos
As deliberações interlocutórias e os Provimentos Finais serão, na medida do possível, proferidos por unanimidade ou, na falta desta, por maioria de votos. Cada Membro do Comitê tem direito a 1 (um) voto. O Membro do Comitê que eventualmente discordar do Provimento Final explicitará por escrito as suas razões.
O Provimento Final deverá ser proferido no prazo de 30 (trinta) dias contados da data do encerramento da instrução ou das diligências de que trata o artigo 4.11 deste Regulamento. Tal prazo poderá ser prorrogado por mais 15 (quinze) dias, a critério do Comitê, em vista da complexidade da controvérsia.
O Provimento Final deverá, de forma objetiva e concisa, conter:
I. breve relatório da controvérsia;
II. sumário do procedimento seguido pelo Comitê;
III. os fundamentos em que se baseou o Comitê;
IV. a Recomendação ou a Decisão, conforme o caso; e
V. a data, local, e a assinatura de todos os Membros do Comitê.
Caso qualquer Membro do Comitê esteja impossibilitado ou recuse assinar o Provimento Final, caberá ao Presidente do Comitê certificar tal fato.
Qualquer parte poderá solicitar ao Comitê a correção de erro formal ou o esclarecimento sobre omissão, dúvida ou contradição de um Provimento Final, no prazo de 10 (dez) dias após o seu recebimento.
§1º A resposta do Comitê será proferida dentro de 10 (dez) dias, podendo, se entender oportuno, conceder prazo de 10 (dez) dias para a contraparte se manifestar.
§2º A partir da data de submissão do pedido de esclarecimento ficará automaticamente suspenso o prazo mencionado no artigo 2.4, que voltará a correr na data de recebimento pelas partes da manifestação do Comitê.
Capítulo 6 – Disposições finais
Salvo acordo das partes, o Comitê terá poderes para deliberar sobre todos os assuntos relativos ao procedimento aplicável e tomar as medidas necessárias para o cumprimento de suas funções.
No exercício de suas funções, o Comitê atuará com independência, imparcialidade e assegurará às partes igualdade de tratamento e o contraditório.
As partes devem agir de boa fé e colaborar com o Comitê, atendendo suas solicitações para garantir a eficiência do procedimento.
As partes serão responsáveis pelos custos relativos ao procedimento, inclusive transporte, acomodação e todos os meios necessários para o Comitê exercer adequadamente suas funções, nos termos de tabela de custos específica a ser disponibilizada pela CAMACAN LATAM.
Salvo disposição contrária, o procedimento é confidencial, sendo assegurado o direito de sua utilização em procedimentos judiciais ou arbitrais relacionados às controvérsias submetidas ao Comitê.
Compete ao Presidente da CAMACAN LATAM aplicar e fazer aplicar as normas deste Regulamento, visando dirimir dúvidas e orientar a sua aplicação, inclusive quanto aos casos omissos.
O CAMACAN LATAM e pessoas a ele vinculados, não são responsáveis por qualquer ato ou omissão relativos às atividades do Comitê.
Este Regulamento entra em vigor no ato de sua expedição, aplicando-se aos procedimentos de Prevenção e Solução de Disputas iniciados perante a CAMACAN LATAM a partir de Março de 2021.
Modelos de Cláusulas de Dispute Boards: